Kako arhivirati e-poštu u programu Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Kako Treba



Isprobajte Naš Instrument Za Uklanjanje Problema

Što više koristite svoj poštanski pretinac Microsoft Outlook, vaš poštanski sandučić više raste. Ako razmislite, prilično je slično onome kako se papiri obično gomilaju na vašem stolu. Ali što možete učiniti kad hrpa postane toliko velika da treba riješiti? Pa, u stvarnom životu možete odvojiti vrijeme za sortiranje svakog dokumenta i spremanje onih važnih papira, a odbacivanje manje važnih. Srećom, isti postupak možete ponovno stvoriti u programu Outlook.



Bez iznimke, svaka verzija programa Outlook podržava Arhiviranje. Čak što više, imate više izbora kada je u pitanju arhiviranje vaših stavki u programu Outlook. Najprikladniji način je korištenje AutoArchive za rješavanje starijih poruka, obveza i zadataka. Drugi način da to učinite je ručno arhiviranje za premještanje poruka u određenu mapu. Ali najbrži način je korištenje Arhiva gumb smješten u Datoteka Izbornik.



Imajte na umu da Outlook zadržava zadanu mapu za potrebe arhiviranja koja se ne može izbrisati. Arhiviranje vaše e-pošte pomoći će vam da održavate čistu trgovinu, olakšavajući pretraživanje starijih e-adresa, a pritom ne ostavljajući pretrpanu poštu.



Ispod imate niz vodiča koji će vas na svaki mogući način voditi kroz arhiviranje stavki u programu Outlook. Započnimo!

Metoda 1: Ručno arhiviranje poruka jednom radnjom

Ova metoda je najbrži način premještanja jedne ili više poruka u mapu Arhiva. Arhiviranim datotekama ostat će dostupne putem okvira za pretraživanje ili ručnim odlaskom na Arhiva mapu. Arhivirane predmete možete pogledati i na mobilnim uređajima posjetom web lokaciji Arhiva mapu. Evo kratkog vodiča o ručnom arhiviranju stavki u programu Outlook 2016:

  1. Otvorite Outlook i odaberite jednu ili više poruka u svom Pristigla pošta ili bilo koju drugu mapu.
  2. Pritisnite Arhiva ikona unutar Izbrisati skupina. Ikona arhive vidljiva je samo na vrpci u programu Outlook 2016.
    Bilješka: Također možete pritisnuti Tipka za povratak postići isti rezultat.
  3. Trebali biste biti u mogućnosti pronaći svoje poruke unutar arhiva mapu.
    Bilješka: Mapa Archive automatski se stvara čak i ako je nikada prije niste koristili. Ako ne možete vidjeti mapu Arhiva, idite na Datoteka> Račun ureda> Mogućnosti ažuriranja i kliknite na Ažurirati sada .

2. metoda: Korištenje značajke AutoArchive

Outlook ima automatsku značajku sposobnu za arhiviranje predmeta nazvanu AutoArchive. Ova se značajka može programirati za arhiviranje predmeta u redovitim intervalima. Sve verzije programa Outlook imaju podršku za arhiviranje. Razlika je u tome što je Automatsko arhiviranje prema zadanim postavkama isključeno u programu Outlook 2010 i novijim verzijama.



Nakon Automatsko arhiviranje je omogućen, korisnici mogu postavljati svojstva za svaku mapu koju žele arhivirati. Imajte na umu da će, kada arhivirate e-poštu, biti premještena u drugu PST datoteku i više neće biti dostupna u glavnoj PST datoteci. Evo kratkog vodiča za omogućavanje i upotrebu automatskog arhiviranja:

Kako omogućiti i konfigurirati automatsko arhiviranje

  1. Okrenuti Automatsko arhiviranje na, pomaknite se do Datoteka> Opcije . Jednom kad uđete u Outlook Postavke , pritisnite Napredna da biste je pomaknuli naprijed, a zatim kliknite na Postavke automatskog arhiviranja .
    Bilješka: U programu Outlook 2007 i starijim verzijama možete pronaći Automatsko arhiviranje postavke u Alati> Opcije> Ostalo .
  2. Ako je sve sivo, trebate označiti okvir pored Pokrenite AutoArchive kako bi se omogućilo Automatsko arhiviranje.
  3. Sada je vrijeme da konfigurirate kako će se ponašati AutoArchive. Započnite tako što ćete odabrati koliko često želite da se automatski arhivira. Zadana postavka je 14 dana, ali ako je želite održavati čistom, postavite je između 2 i 6.
  4. Ako želite biti obaviješteni prije početka automatskog arhiviranja, označite okvir pored Upit prije pokretanja AutoArchive . Dobra je ideja živjeti ovu mogućnost omogućenom jer automatsko arhiviranje može ometati vaš rad.
  5. Da biste izbjegli popunjavanje arhive nepotrebnim e-porukama, dobro je otići Označi brisanje istekle e-pošte . Ako onemogućite Arhiviranje ili brisanje starih predmeta, u potpunosti će se izbrisati samo istekle poruke.
  6. Ako želite da vaša mapa arhiva bude vidljiva u programu Outlook, morate je omogućiti Prikaži mapu arhive na popisu mapa.
  7. Sada postavite zadane postavke mape za arhiviranje.
  8. Zatim omogućite prekidač pored Premjestite stare predmete u i kliknite pretraživati da biste postavili put do mjesta na kojem želite da se vaše stavke arhiviraju. Pogoditi U redu za potvrdu postavki.

Nakon što omogućite i konfigurirate AutoArchive, on će automatski obaviti svoj posao u dogledno vrijeme. Možete provjeriti funkcionira li provjerom da li Arhiva mapa se popunjava.

Konfiguriranje svojstava AutoArchive za pojedinačne mape

Nakon što dovršite konfiguriranje značajke AutoArchive, možete dodati dodatni sloj kontrole postavljanjem specifičnih svojstava za svaku od svojih mapa. Uobičajena je praksa za mape kao što su Izbrisane stavke ili Neželjena pošta za korištenje različitih svojstava AutoArchive od vaše glavne mape e-pošte.
Bilješka: Ako ne postavite pojedinačne postavke AutoArchive za mapu, ona će automatski koristiti globalne postavke AutoArchive konfigurirane gore.

Evo kratkog vodiča za postavljanje pojedinačnih svojstava automatskog arhiviranja u mapu:

  1. Desnom tipkom miša kliknite mapu s kojom želite postupati preferencijalno i kliknite na Svojstva.
  2. Pritisnite Automatsko arhiviranje tab za pomicanje naprijed. Ovdje imate izbor postavki koje će se primjenjivati ​​samo na ovu mapu.
  3. Možete isključiti automatsko arhiviranje za ovu mapu klikom na Ne arhivirajte stavke u ovoj mapi .
  4. Da biste poništili globalne postavke automatskog arhiviranja, kliknite na Arhivirajte ovu mapu pomoću ovih postavki i unesite svoje izmjene u nastavku. Klik Prijavite se za potvrdu postavki.
    Bilješka: Imajte na umu da se ove postavke neće primjenjivati ​​ni na jednu od podmapa ove određene mape. Morat ćete izmijeniti svaku.

3. metoda: Ručno arhiviranje e-pošte pomoću alata za čišćenje

Ako niste veliki ljubitelj automatizacije, postoji srednje rješenje koje će vam omogućiti skupno arhiviranje s još većom kontrolom. Ovom metodom možete arhivirati cijelu mapu zajedno s njezinim podmapama. Ako ne želite čekati da AutoArchive počne, možete to učiniti sami i odabrati gdje ih želite spremiti. Evo što trebate učiniti:

  1. Pritisnite Datoteka karticu, a zatim idite na Informacije i proširite padajući izbornik iz Alati za čišćenje. Odaberi Arhiva s padajućeg izbornika.
  2. Odaberi Arhivirajte ovu mapu i sve podmape i kliknite mapu koju želite arhivirati.
  3. Ako želite da se cjelokupni Outlook podaci arhiviraju, kliknite svoju adresu e-pošte na vrhu popisa.
  4. Upotrijebite padajući izbornik pored Arhiviraj predmete starije od za odabir najnovijeg datuma za stavke koje će se arhivirati. Sve stavke starije od datuma koji ste postavili u ovom izborniku bit će arhivirane.
  5. Označavanjem polja pored možete arhivirati stavke koje su prethodno bile izuzete iz automatskog arhiviranja Uključite stavke s automatskim arhiviranjem .
  6. Koristiti pretraživati gumb za postavljanje puta do mjesta na kojem želite da se vaša PST arhiva spremi. Klik U redu za pokretanje postupka.

Ubrzo ćete primijetiti da će neke e-adrese biti premještene iz zadanih mapa u arhiviranu pst datoteku.
Bilješka: Arhivirana datoteka trebala bi postati dostupna u programu Outlook kao mapa. Ako iz nekog razloga ne ide Datoteka i kliknite Otvori i izvezi . Zatim kliknite na Otvorite datoteku podataka Outlook , dođite do lokacije vaše arhive i pritisnite u redu .

5 minuta čitanja